Case Study: Deluxe Corp. экономит 10 миллионов долларов за счет использования решений Adaytum для бизнес-планирования

Для крупных организаций – компаний, у которых много продуктов, каналов сбыта и клиентов, - процесс бюджетирования и анализа продаж и прибыльности никогда не бывает легким. Для подразделения Платежных средств на бумажных носителях корпорации Deluxe быстрый рост компании и изменения в банковском законодательстве еще больше усложнили этот процесс.

Сегодня это подразделение корпорации Deluxe, мирового лидера в производстве платежных средств на бумажных и электронных носителях для финансовой сферы и розничной торговли (индивидуальные и корпоративные чековые книжки и др.), имеет оборот более 1,3 млрд дол., долю рынка в США более 50% и производит более 100 миллионов чеков в год для более, чем 10000 различных продуктов и 18000 клиентов финансовых организаций. Перед ним также стоят новые растущие задачи в сфере бизнес-планирования, диктуемые необходимостью агрессивно откликаться на требования рынка. «Вооружившись» решением Adaytum, компания внедрила достаточно сложную систему бизнес-планирования, которая уже помогла сэкономить более 10 миллионов дол. Основываясь на этом успехе, компания развернула еще 10 тысяч рабочих мест с использованием Интернет-технологий в системе Adaytum e.Planning для достижения еще большей скорости и точности в процессе бизнес-планирования.

«Наш бизнес существенно изменился за последние годы, - говорит Том Келли, финансовый директор подразделения. – Сегодня методы производства и дистрибуции стали более современными, и мы перестраиваем наши различные отделы, централизуя управление многими из них для достижения большей эффективности. Мы поняли, что стандартизируя свои бизнес-процессы через использование системы стратегического планирования, мы могли бы планированть будущий рост намного более организованно».

Потребность в гибком решении для бизнес-планирования

Одной из главных инициатив компании было внедрение ERP-системы на основе SAP R/3. «Внедрение открыло нам глаза на то, что нам также необходио гибкое решение, которое бы могло адаптироваться к тем изменениям в бизнес-планировании, которые мы вводили», - говорит Келли. «По сути, SAP сократил количество информации, поступаюшей менеджерам. Нам была срочно нужна система для конечных пользователей».

По словам Мэри Джианнини, финансового аналитика Deluxe, скорость и гибкость были главными критериями. «Нам было необходимо анализировать данные с точки зрения разных перспектив, - говорит она. – К сожалению, данные, которые нам нужно было использовать при этом, находились в различных системах, что означало, что мы тратили 80 процентов времени на сбор информации и только 20 процентов на ее анализ. С внедрением ERP-системы мы существенно сократили цикл подготовки отчетности с 16 до 8 дней, и вскоре планируем довести его до пяти дней. Это повышает необходимость использования инструментов для быстрой отчетности и анализа».

После исследования существующих на рынке предложений, Deluxe выбрала систему от компании Adaytum. Adaytum предлагает системы для бизнес-планирования, предназначенные для сложной консолидации, планирования, разнесения результатов, прогнозирования, анализа и управленческой отчетности. Они предназначены для предприятий, чьи требования переросли простые таблицы. Построенные на многомерных базах данных, решения Adaytum позволяют пользователям быстро производить одновременный и многолинейный анализ сверху вниз и внизу вверх и быстро рассматривать несколько сценариев плана.

Adaytum помогает установить нулевую отметку в уровне прибыли

После выбора системы Adaytum, Deluxe начала работать с приложением для анализа прибыльности работы с клиентами уже спустя 30 дней. На этой основе, Deluxe определил нулевую отметку прибыльности в работе в клиентами, что сразу привело к значительной экономии.

Детализированный анализ прибыльности показал, что себестоимость телефонных и электронных заказов была намного ниже, чем бумажных. Использование Adaytum e.Planning в интеграции с SAP привело к «экономии более 10 млн дол., по словам Келли, - что не могло бы произойти без подобного уровня анализа. Неплохо для системы, начальные вложения в которую составили 80 тыс дол за первые 12 лицензий на программное обеспечение и внедренческий консалтинг».

Большая точность в планировании

По словам Джулии Вебер-Крамер, менеджера по планированию и анализу, в Deluxe также сразу оценили, что Adaytum может принести большую пользу в плане бюджетирования. Используя Adaytum e.Planning, в подразделении провели реинжиниринг процесса бюджетирования, создав сложную модель, включающую в себя более 400 центров затрат и 130 различных костинговых элементов. По словам Келли, подавляющее преимущество новой системы выражалось в критическом повышении точности прогнозов.

«Мы анализируем данные в разрезе прошлого года, текущих результатов, плана и прогноза, - говорит Вебер-Крамер. – Это позволяет нам отслеживать тенденции, где мы переходим рамки бюджета, а где мы не дотягиваем. Мы также получаем очень важную информацию по ключевым показателям деятельности».

Завершив один бюджетный цикл по этой схеме, подразделение Deluxe приобрело дополнительные лицензии системы Adaytum e.Planning с тем, чтобы менеджеры среднего звена также смогли создавать свои собственные отчеты по бюджетированию и планированию. В ближайшем будущем компания предполагает расширить количество участников в процессе планирования и бюджетирования посредством использования Adaytum e.Planning. «Мы предлагаем наши традиционные продукты и услуги в масштабе, которого не было до сих пор, - говорит Джианнини. – Следующий год будет для нас годом системы Adaytum».