Решение проблем планирования и бюджетирования в системе Adaytum e.Planning

“Финансовая газета. Региональный выпуск” № 16 от 18.04.2002 г.

В России под бюджетированием часто понимают так называемое казначейское бюджетирование, т.е. регламент управления денежными средствами, используемыми в операционной деятельности компании. В мировой практике бюджетирование - это элемент менеджмента, ориентированный на управление компанией (чаще всего в денежных показателях), представляющий собой методологию планирования, учета и контроля денежных средств и финансовых результатов. Таким образом, казначейская функция является вторичной по отношению к бюджетированию как таковому.

В современных условиях организации не могут работать эффективно, если они полагаются на процесс планирования, который не синхронизирован с динамикой развития бизнеса. Процесс формирования и согласования бюджета составляет наиболее трудоемкую часть всего цикла планирования, при этом более 50% организаций вообще не учитывают стратегию развития при формировании бюджета. В связи с этим необходимы изменения в технологиях планирования, под которыми подразумевается более широкое использование бухгалтерской технологии (бюджетирование на уровне проводок), а также распространенного в мировой практике последовательного метода бюджетного управления (все бюджеты последовательно выводятся из базового, как правило, бюджета продаж). Эти подходы позволяют получить значительный эффект только в сочетании с современными программными средствами, особенно если эти средства базируются на интернет-решениях.

В поисках программной технологии
Проблема, связанная с переходом на новые технологии планирования, особо актуальна для крупных компаний. Процесс планирования у предприятий с территориально распределенной структурой сопряжен с большими затратами времени и ресурсов. Для них одним из ключевых параметров системы планирования наряду с мощной функциональностью становится возможность ее масштабирования при минимальных инвестициях в IT-поддержку и обучение конечных пользователей.

Традиционные системы планирования имеют ряд ограничений:

• Статичность и высокая трудоемкость процесса планирования;
• Отсутствие эффективной технологии согласования стратегического плана, разрабатываемого на высшем уровне компании, с бюджетами, формируемыми «снизу-вверх», их консолидации и контроля за их выполнением;
• Ограниченность вовлечения в процесс бюджетирования и планирования линейных менеджеров и сотрудников подразделений;
• Нарушение целостности и достоверности данных при их передаче «снизу-вверх»;
• Отсутствие доступа к оперативным данным о состоянии бизнеса для принятия обоснованных управленческих решений;
• Ограниченные возможности интеграции с другими системами, используемыми на предприятии (ERP/MRP, CRM, SCM), и внешними источниками данных.

Одной из современных систем планирования мирового класса, преодолевшей перечисленные ограничения, является Adaytum e.Planning, разработанная компанией Adaytum - одним из поставщиков программного обеспечения для планирования бизнеса (Enterprise Business Planning). На территории России, СНГ и Балтии официальным партнером Adaytum является компания Robertson & Blums Corporation.

Adaytum e.Planning - разработанное на основе современных интернет-технологий решение, предоставляющее возможности планирования, бюджетирования, прогнозирования, моделирования и формирования отчетности в одном интегрированном приложении.

Основные принципы работы системы
Бюджетное планирование в общем смысле представляет собой трехстадийную методологию финансового управления, которая подразумевает:
    - определение системы финансово-экономических показателей деятельности предприятия;
    - выявление фактических значений по той же системе показателей, по которой строится план;
    - сравнение плановых и фактических показателей, выявление отклонений и анализ их причин, принятие управленческих решений.
Таким образом строится замкнутый контур финансового управления.

Система Adaytum e.Planning разработана с учетом специфики всех трех составляющих процесса планирования и состоит из трех модулей: Analyst, Contributor, Reporter.

Модуль e.Planning Analyst позволяет создавать интерактивные модели бизнеса, используемые в планировании, бюджетировании и прогнозировании, а также осуществлять эффективный обмен информацией между участниками процесса планирования.

Модель планирования создается с учетом специфики структуры любого бизнеса. В системе предусмотрены внесение в модель необходимых изменений и оценка их влияния на комплексную модель планирования. Простота использования, обновления и поддержки системы предоставляет финансовым менеджерам возможность уделять больше времени анализу и обработке информации, чем сбору данных. С помощью Analyst постоянно и оперативно отражаются любые изменения параметров бизнес-модели, проводится анализ типа «что будет, если», включая периодический и скользящий анализы, а также осуществляется бюджетирование «сверху вниз».

В модуле предусмотрены возможности для решения многокритериальных оптимизационных задач, быстрой обработки больших объемов данных из территориально удаленных подразделений в разных разрезах аналитики, а также проведения многомерного анализа (различные срезы аналитических кубов) c использованием таких функций, как обратное распределение (Breakback) и отслеживание логических и математических связей между D-кубами (Drill-down), что позволяет исследовать данные в полном объеме и оптимально использовать время финансового аналитика.

Созданная в Analyst модель подразделяется на подмодели, строго настроенные под ролевые функции того или иного участника процесса планирования. Подмодели в виде шаблонов модуля Contributor публикуются через Интернет/Интранет всем линейным менеджерам и сотрудникам, принимающим участие в процессе планирования.

В сочетании с модулем Contributor для сбора информации «снизу-вверх» Analyst способствует согласованию планов, бюджетов и прогнозов в режиме реального времени, при этом запланированные показатели фиксируются в системе для целостного управления изменениями, значительно упрощается процедура согласования.

Модуль e.Planning Contributor предназначен для оперативного сбора, передачи и консолидации информации между подразделениями компании независимо от их удаленности друг от друга и обеспечивает итерационный процесс оперативного планирования «снизу-вверх». Contributor разработан как приложение, не требующее дополнительного обучения и IT-поддержки. Модуль позволяет вовлечь в процесс планирования большое количество менеджеров разных уровней, не обладающих специальными экономическими и техническими знаниями, что придает планированию большую гибкость, оперативность и точность.

Пользователи могут работать только с шаблонами бюджета, относящимися к их центру затрат, и вводить данные только в шаблоны, авторизированные для ввода. Contributor выполняет функцию перевода привычных для каждого участника процесса терминов (например, натуральных показателей) в финансовые данные. Функция пересчета исходного распределения позволяет каждому пользователю проанализировать, как влияет на конечный результат вводимая им информация.

Модуль e.Planning Reporter предназначен для обработки информации в целях формирования разнообразной отчетности и печати отчетов через Интернет. Он разработан на основе генератора отчетности Business Objects с использованием технологии OLAP для работы с хранилищами данных, что обеспечивает совмещение высокой скорости обработки многомерных массивов данных с возможностью быстро производить сложные вычисления, а также формирование специальных отчетов с особыми разрезами аналитик.

Reporter предоставляет доступ к финансовой и оперативной информации модулей Analyst, Contributor и других источников данных, позволяет быстро строить стандартные фискальные отчеты, а также настраиваемые специальные отчеты, необходимые менеджерам разных уровней для принятия управленческих решений. Пользователи могут создавать необходимые формы отчетов с помощью функции Wizard, а также на основе существующих стандартных форм. Права доступа к источникам данных строго регламентируются в соответствии с ролевой функцией пользователя.

Интеграция с другими системами
Adaytum e.Planning - решение, открытое к интеграции с внешними приложениями и источниками данных. Архитектура Adaytum e.Panning, разработанная на основе Microsoft Windows Distributed Internet Applications Architecture (Windows DNA), а также использование языка XML, современного стандарта описания и передачи данных в интернет-приложениях предоставляют следующие возможности:

• Высокий уровень интеграции с существующими на предприятии приложениями и системами (Главные книги, ERP- системы, CRM и т.д.), а также интернет-решениями;
• Интегрированная платформа, которая освобождает разработчиков от необходимости использовать дополнительные приложения для формирования запросов, доступа к внешним источникам данных и публикации в Интернете;
• Единая инфраструктура обслуживания для создания приложений.

Возможности масштабирования
Система Adaytum e.Planning была изначально разработана как специализированное клиент-серверное приложение на базе современных интернет-технологий. В ней используется распределенная модель вычислений, что позволяет минимизировать сетевой трафик и обращение к базе данных. Такая архитектура позволяет осуществлять бюджетные расчеты локально, независимо от сервера и сети, а затем отправлять измененные данные в сжатом формате на сервер.

Инновационный подход к распределенной обработке данных, отсутствие необходимости установки специальных приложений у конечных пользователей, а также средства администрирования, обеспечивающие высокий уровень защиты системы, дают возможность масштабировать Adaytum e.Planning при минимальных затратах на дополнительное обучение и IT-поддержку.

Таким образом, применение высокотехнологичных решений мирового уровня, таких, как Adaytum e.Planning, для решения проблем планирования и бюджетирования позволяет профессионально организовать работу по постановке финансово-экономической модели предприятия и преодолеть ограничения традиционного процесса бюджетного планирования.

С. Брускин, Е. Дженсен
Robertson & Blums Corporation